Técnicas y Herramientas

La gestión por procesos, así como las demás herramientas o tecnologías administrativas no deben utilizarse por sí solas dentro de las organizaciones, sino que éstas apoyan o ayudan a consolidar un modelo de gerenciamiento. Tienen una razón de ser o una justificación para ser aplicadas. Cuando se utilizan de manera individual o no están sujetas a un modelo de gestión se convierten en simples modas que rápidamente se olvidan o dejan de utilizarse.

Por ello es primordial que en primer lugar la organización establezca un modelo de gestión que apoye entre otras la consolidación de la gerencia de procesos.

Modelos como ISO 9001, 9004, el premio a la excelencia europeo, EFQM, el premio colombiano a la calidad en la gestión (PCCG), el Malcom Baldrige, entre otros son plataformas sobre las cuales la gestión de los procesos puede adquirir una dimensión que puede perdurar y mejorar en el tiempo, aún con cambios dramáticos dentro de las empresas, como puede ser las fusiones, integraciones, escisiones o cambios de personal en la alta dirección.

Apoyarse igualmente en soluciones tecnológicas para la administración del subsistema de gestión por procesos resulta de vital importancia para responder rápidamente a las necesidades de los clientes internos de la organización y de los clientes mismos. Aspectos como la documentación (diagramación de procesos), registro y control de indicadores, administración de los proveedores y compras, administración de las competencias del personal, control de las acciones correctivas y preventivas, relaciones con los clientes, ente otros, son cada vez más necesarios para fortalecer y agilizar el mejoramiento continuo en las organizaciones.

La tecnología de la información (IT) cada vez ofrece novedosas soluciones al mundo de los negocios. Metodologías como BPM (Business Process Managment) son aplicaciones desarrolladas especialmente para modelar, dirigir, controlar y optimizar los procesos. Uno de sus principales beneficios es que facilitan la integración y calidad de los procesos al poderlos administrar como una cadena y no como procesos independientes. Otra de sus ventajas es que permite su control y seguimiento en el dia a dia y como consecuencia de ello permite identificar dónde se presentan pérdidas de tiempo lo que redunda en menores costos.